“ การสื่อสารภายใน (Communication) การสร้างคุณค่ารวม (Shared Values) ความเชื่อมั่น (Truth) การสร้างทีมงาน (Team) และการเรียนรู้ (Learning) เปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรศูนย์อาเซียนศึกษา”
ศูนย์อาเซียนศึกษาเป็นหนึ่งในหน่วงานสนับสนุนของมหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัยที่นำเอาการจัดความรู้มาเป็นเครื่องมือการบริหารองค์กรและพัฒนาบุคคลากร โดยมุ่งเน้นให้ทุกคนในองค์กรมีความตื่นตัว เรียนรู้ตลอดเวลา สามารถรับมือกับภาวะการณ์ที่มีความเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ต่างๆ โดยเฉพาะการจัดกับความรู้ของแต่ละคนที่รับผิดชอบแต่ละภาระงานอย่างเต็มที่เต็มความสามรถ ส่งผลให้บรรยากาศการทำงานของศูนย์อาเซียนศึกษาเป็นองค์กรแห่งความสุข
จุดเด่นและจุดด้อย
ด้วยศูนย์อาเซียนศึกษามีบุคลากรจำกัดส่งผลให้การปฏิบัติงานของบุคลากรบางอย่างต้องทำร่วมกัน เช่น งานด้านการเงิน การประชาสัมพันธ์ การจัดการความเสี่ยง การจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี เป็นต้น แต่นั่นก็เป็นเสมือนแนวทางหนึ่งที่ส่งผลให้ศูนย์อาเซียนศึกษาเกิดการเรียนรู้ไปพร้อมกันทั้งองค์กร ซึ่งเห็นได้จากการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นของสองส่วนงาน เกิดเป็นพฤติกรรมและองค์กรที่ใช้ความรู้เป็นฐานขับเคลื่อนงาน โครงการ และกิจกรรม โดยเกิดจากบุคลากรมีความรู้ เข้าใจ พันธกิจ เป้าหมาย และวิสัยทัศน์ร่วมกัน
ตัวอย่างที่เห็นได้อย่างชัดเจนของศูนย์อาเซียนศึกษาคือความกระฉับกระเฉง การสื่อสารที่รวดเร็ว การรับรู้และเข้าใจที่เท่าทัน และเข้าถึง ซึ่งเกิดจากโครงการสร้างการบริหารงานที่กระทัดรัด เรียกว่า Cell Management ที่ผู้บริหารระดับสูง หัวหน้าส่วนงานและเจ้าหน้าที่เรียนรู้ด้วยกัน
การที่ศูนย์อาเซียนศึกษามีบุลคากรจำกัดยังส่งผลให้เกิดระบบ Empowerment ที่เปิดโอกาสให้บุคลากรแสดงศักยภาพอย่างเต็มที่ เช่น การเสนอเรื่องต่อผู้บริหาร หรือหัวหน้าส่วนงานที่เป็นการสื่อสารด้วยตัวเองทำให้เกิดความชัดเจน ลดการเกิดความคลาดเคลื่อนระหว่างการสื่อสารทำให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างราบรื่น
และที่สำคัญที่สุดคือการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยผู้บริหารศูนย์อาเซียนศึกษาให้ความสำคัญกับกระบวนการเรียนรู้จากการปฏิบัติ (Action Learning) อย่างจริงจัง ทำให้เกิดการพัฒนาอย่างค่อยเป็นค่อยไปในทิศทางที่สอคล้องกับเป้าหมาย นั่นคือ “องค์กรแห่งการเรียนรู้วิถีพุทธ วิถีอาเซียน”
Cops (Community of Practices) ของศูนย์อาเซียนศึกษาเกิดขึ้นได้อย่างไร ?
คำตอบสั้นๆ ในฐานะเลขานุการที่สามารถกล่าวได้คือ ความจำเป็น เราได้เห็นตัวอย่างจากวิทยาลัยสงฆ์พุทธปัญญาศรีทวราวดี (วัดไร่ขิง) ที่มีพระมหาบุญเลิศ อินฺทปญฺโญ,รศ.ดร. เป็นประธานขับเคลื่อน ทำกิจกรรมปิ่นโตทุกวันพุธ เพื่อให้บุคลากรที่มีทั้งผู้บริหาร คณาจารย์ เจ้าหน้าที่ได้ทำกิจกรรมรวมกันโดยบูรณาการวิถีชีวิตอย่างธรรมดาที่เป็นวัฒนธรรมชาวพุทธอยู่แล้วมาเป็น Key สำคัญในการเชื่อมทุกคนเข้าด้วยกัน ศูนย์อาเซียนศึกษาจึงได้นำกระบวนการนี้มาเป็น Model ในการจัดการความรู้ของศูนย์เพื่อจะให้เกิด Community of Practice ในส่วนงาน
จากนั้น เราได้เชิญนางสาวมณีมัชญ์ เชษฐ์สกุลวิจิตร รองผู้อำนวยการกองกลาง มาเป็นวิทยากรนำบุคลากรจัดทำแผนปฏิบัติงานการจัดความรู้ตามกระบวนการอย่างเป็นระบบและได้ทำ Blog ซึ่งเป็นระบบการจัดการความรู้ของส่วนงานขึ้นชื่อ ASEAN Café’ (http://asc.mcu.ac.th/cafe/) ให้เป็นศูนย์รวมคลังความรู้ที่รวบรวมองค์ความรู้และเผยแผ่แก่สาธารณะ
องค์ความรู้ต่างๆ ผ่านกระบวนการเสวนาชวนถกโดยการรวมกลุ่มกันของนักกิจกกรรมจากส่วนงานต่างๆ อย่างสม่ำเสมอภายใตชื่อกิจกรรมว่า “ASC Weekly Talk” ซึ่งจะถูกจัดขึ้นเป็นประจำทุกสัปดาห์
ASC Weekly Talk ครั้งที่ ๑ จัดขึ้นที่สถาบันวิจัยพุทธศาสตร์ โดยมีพระมหาเกรียงศักดิ์ อินฺทปญฺโญ,ดร. เป็นประธาน มีผู้เข้าร่วมประชุม ๕ รูป/คน “การออกแบบโปสเตอร์อย่างมือาชีพ”
ASC Weekly Talk ครั้งที่ ๒ จัดขึ้นที่สถาบันภาษา โดยมี ดร.รุ่งโรจน์ ศิริพันธ์ เป็นประธาน มีผู้เข้าร่วม ๖ รูป/คน “การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน”
ASC Weekly Talk ครั้งที่ ๓ จัดขึ้นที่ศูนย์อาเซียนศึกษา โดยมี พระมหาจีรวัฒน์ กนฺตวณฺโณ,ผศ.ดร.เป็นประธาน มีผู้เข้าร่วม ๗ รูป/คน “แนวทางเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย OKRs”
เนื่องจากกิจกรรม ASC Weekly Talk ออกแบบให้เป็นเครือข่ายมหาวิทยาลัย (UKM) จึงมีผู้สนใจเข้าร่วมมากขึ้นเป็นระยะ อีกทั้งจุดเด่นของกิจกรรมนี้คือ ผู้เข้าร่วมได้ใช้เทคนิค story telling ใช้ในการเล่าเรื่องในการแลกเปลี่ยนร่วมกัน
สรุป
ผลจากกระบสนการจัดการความรู้ที่เกิดขึ้น ทำให้การสื่อสารภายในองค์กรดีขึ้น บุคลากรได้แลกเปลี่ยนกิจกรรม ปัญหา หรืองานที่แก้ไขได้ทำงานร่วมกัน มีเป้าหมายเดียวกัน เกิดการร่วมคิด ร่วมทำ เป็นบรรยากาศ Happy Workplace หรือ องค์กรแห่งความสุข พร้อมกับสร้างเครือข่ายความร่วมมือภายนอกองค์กรที่ขยายขึ้นอย่างต่อเนื่อง ที่สำคัญเกิดคลังความรู้มหาศาลที่เกิดจากการปฏิบัติงานประจำ มีการแลกเปลี่ยนของเครือข่ายจนพัฒนาเป็นงานวิจัยร่วมกับองค์กรต่างๆ มากมาย
พระปลัดอภิเชษฐ์ สุภทฺรวาที
เลขานุการคณะกรรมการการจัดการความรู้
